L’archiviazione documentale nelle aziende: i motivi dietro una scelta sempre più diffusa

Anche in questi anni di crisi economica l’applicazione delle nuove tecnologie nelle aziende non si ferma, e diventa anzi occasione di aumento dell’efficienza e della produttività. Fra gli argomenti più popolari in tal senso, di recente, spicca senza dubbio la discussione, ormai annosa, riguardo l’archiviazione documentale: e sono sempre più numerosi gli uffici nei quali si passa a questo metodo di gestione del flusso di documenti prodotti da ogni azienda.

Per capire meglio quali siano i vantaggi di questo sistema, e le ragioni che portano un’azienda a scegliere di implementare un sistema di archiviazione documentale, ci siamo rivolti ad una ditta specializzata del settore, che ormai da anni serve clienti grandi e piccoli con i propri sistemi: la Datasis di Albiolo.

Fra i punti di forza dell’archiviazione documentale emersi dalla nostra intervista il primario risulta sicuramente essere l’efficienza. Negli archivi di tipo tradizionale, infatti, la ricerca e il recupero di uno specifico documento può occupare tempi anche molto prolungati, bloccando completamente il lavoro relativo fino a quando non sia conclusa; esiste inoltre anche il rischio, sempre presente, che un documento venga archiviato nella posizione sbagliata, o addirittura smarrito, generando problemi ulteriori nel momento in cui dovesse essere necessario consultarlo.

Nulla di tutto questo accade negli uffici dove si implementa l’archiviazione documentale. Con la scansione e indicizzazione automatica dei documenti, ogni documento è non soltanto messo al sicuro in forma digitale, e potenzialmente duplicato in backup per la massima garanzia, ma soprattutto è immediatamente recuperabile con una ricerca sugli indici ad esso associati. Ricerche che prima potevano, letteralmente, tenere ferma una pratica per ore, ora si risolvono nel giro di pochi secondi.

Ma non va sottovalutato un altro punto di forza dell’archiviazione documentale digitale, ossia la sintesi fra accessibilità e sicurezza. Nei sistemi di tipo tradizionale, si prediligeva, comprensibilmente, la sicurezza: tutti i documenti erano, di solito, conservati fuori dall’accesso comune, e quindi la tutela della riservatezza andava a scapito della comodità di consultazione. Oltre a questo, consultare un documento riservato da una posizione remota – ad esempio, durante una riunione all’estero – era impossibile senza violare quella stessa sicurezza.

Ma la digitalizzazione dei documenti permette di combinare entrambi i vantaggi – la riservatezza e la comodità – senza rinunce. Ogni documento può essere reso visibile esclusivamente a chi deve avervi accesso, come qualsiasi altro file protetto; allo stesso tempo, poiché i file delle scansioni risiedono su un server collegato in rete, è possibile a chi ne abbia l’autorizzazione accedervi a qualsiasi ora e da qualsiasi posizione, e questo include non solo i commerciali o i tecnici in trasferta, ma perfino i clienti – limitatamente, com’è ovvio, ai documenti che li riguardano.

Per finire, l’archiviazione documentale presenta degli innegabili vantaggi dal punto di vista dei costi. Il mantenimento degli archivi cartacei, con il passare degli anni, richiedeva – anche solo limitandosi ai documenti che era assolutamente necessario conservare – di delegare spazio e arredi al mero contenimento dei documenti stessi, oltre che all’assunzione di personale deputato strettamente alla gestione dell’archivio stesso.

Un archivio digitale, al contrario, può contenere milioni di documenti nello spazio di un hard disk – e la modalità di scansione e acquisizione, nonché di recupero, è solitamente integrabile con la massima semplicità nel normale lavoro quotidiano di qualsiasi dipendente, il che elimina la necessità di personale dedicato. Il risparmio sia sotto il profilo degli spazi che del personale è netto e immediato – e a fronte non soltanto di un mantenimento, ma di un miglioramento delle prestazioni.

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